Wieviele Archive benötigt man?

Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten. Die Anzahl der Archive ist zum einem von der Organisationstruktur, Zugriffskriterien und dem Dokumentenvolumen abhängig. Von Seiten des Produktes inoxision ARCHIVE können Sie jederzeit mit nur einem Archiv arbeiten. Es gibt funktionsseitig hier keinerlei Einschränkungen.

Generell gilt: Archive, auf die ein Benutzer keine Zugriffsrechte hat, werden ihm auch schon bei der Anmeldung nicht angezeigt. Somit würde man z.B. Lohn- und Gehaltsdaten in einem eigenen Archiv speichern auf welches nur eine geschlossene Benutzergruppe Zugriff hat.

Wenn Sie auf Organisationsebene Dokumente von einander trennen möchten, z.B. für unterschiedliche Filialen, dann könnte man auch mehrere Archive anlegen. Beachten Sie dabei, dass eine Suche aber immer nur innerhalb des Archives erfolgt, an dem der Benutzer gerade angemeldet ist.

Zuletzt ist die Anzahl der Archive auch vom Dokumentenvolumen abhängig. Sollten Sie alle Dokumente innerhalb eines Archives speichern, so ist die Suchgeschwindigkeit neben der Hardware auch in gewissen Maße vom Volumen abhängig. Bei entsprechendem Aufkommen, z.B. bei E-Mails, kann durchaus der Bedard für ein eigenes E-Mail-Archiv entstehen.